on April 5, 2016
Sebagai salah satu lembaga yang memiliki berbagai prestasi di bidang kearsipan, Bank
Indonesia (BI) dengan misi kearsipannya, yaitu “Mewujudkan Manajemen Kearsipan
Berdasarkan Prinsip-Prinsip Tata Kelola Terbaik Dalam Mendukung Pelaksanaan Tugas
Bank Indonesia”, bertempat di Ruang Serbaguna Menara Syafruddin Prawiranegara –
Kantor Pusat Bank Indonesia, pada hari Selasa tanggal 8 Desember 2015, menggelar
Seminar Nasional Kearsipan dengan tema “PERAN STRATEGIS TATA KELOLA DOKUMEN
ELEKTRONIK.”
Acara dibuka oleh Suzanna G. Hamboer, Kepala Grup Pengamanan dan Arsip BI.
Penyelenggaraan seminar ini merupakan manifestasi serta wujud dari keinginan untuk
selalu berbagi pengetahuan dan pengalaman di bidang kearsipan khususnya terkait
dengan tata kelola dokumen elektronik. Demikian Suzanna mengawali sambutannya.
Lebih lanjut dikemukakan bahwa, sudah banyak institusi menggunakan teknologi
informasi dalam kegiatan operasionalnya. Penggunaan teknologi informasi ini telah
melahirkan informasi dan dokumen elektronik dengan berbagai macam media.
Selanjutnya, agar dokumen elektronik memberi manfaat yang lebih optimal dan dapat
digunakan sebagi alat bukti di pengadilan, para penguna dokumen elektronik harus
memamahi dan mematuhi tata kelola dokumen elektronik dengan baik, benar, sesuai
dengan ketentuan dan perundang-undangan serta mengacu pada standard praktikpraktik terbaik (best practices).
Bertindak selaku moderator adalah Sri Yulistiani, Deputi Direktur Bank Indonesia.
Narasumber pertama; Drs M Taufik M.Si, Deputi Bidang Konservasi Arsip Nasional
Repulbik Indonesia (ANRI) mengupas UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan
kaitannya dengan Dokumen Elekronik (DE). Disampaikan bahwa DE memegang peranan
penting dalam mendukung e-governance, dimana penciptaan DE harus mengacu pada
Peraturan Kepala ANRI No. 15 tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan
Surat Eletronik di Pencipta Arsip. Salah satu program prioritas ANRI dalam
mewujudkan e-governance adalah pengembangan Sistem Informasi Kearsipan
Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SIKN/JIKN).
Narasumber kedua, Anthonius Malau, Kepala Bagian Hukum dan Kerjasama Ditjen
Aplikasi Informatika Kemkominfo RI, memaparkan tentang Peran Strategis Tata Kelola
Dokumen Elektronik, Perspektif UU ITE. Disampaikan bahwa keotentikan dokumen
elektronik secara teknis maupun hukum selayaknya harus memperhatikan UU ITE dan
PP. 82/2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elekronik. Keberadaan DE
sebagai alat bukti yang sah pada praktiknya belum berjalan dengan baik, disebabkan
masih adanya perbedaan pemahaman, terutama dalam proses pembuktian di
persidangan.
Narasumber ketiga, Dr. Pri Pambudi Teguh, SH, MH., Panitera Muda Perdata dari
Mahkamah Agung (MA), memaparkan tentang Pemanfaatan Dokumen Elekronik dan
Perbuatan Hukum dan Pembuktian Dalam Transaksi Eletronik. Disampaikan bahwa
dokumen eletronik merupakan perluasan dari alat bukti dalam hukum acara perdata.
Dokumen elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elekronik sesuai
dengan UU terkait dengan DE yang dibuat untuk kepentingan proses bisnis. DE
mempunyai fungsi sebagaimana dokumen konvensional (tekstual). Fungsinya menjadi
penting apabila terjadi kasus hukum yang melibatkan DE sebagai salah satu alat bukti.
Narasumber ke empat, Taufik Asmiyanto M.Si Ketua Program Studi Manajemen
Informasi dan Dokumen Program Vokasi Universitas Indonesia menyampaikan paparan
dengan judul “Quo Vadis Manajemen Arsip Elektronik di Indonesia”. Disampaikan
bahwa keberhasilan tata kelola dokumen eletronik sangat tergantung pada
prosedurnya (SOP) dan penyediaan tenaga-tenaga yang ahli dalam kearsipan. Untuk
itu diperlukan SDM yang handal dan kompeten, yang dapat mendukung proses
penciptaan DE sesuai ketentuan dan perundang-undangan. Untuk itu, pihak-pihak
Akademisi maupun pemerintah (ANRI) agar ikut mendorong dalam penyediaan tenagatenaga kearsipan yang handal tersebut.
Tema seminar ini sangat menarik. Terbukti antusiasme dan jumlah peserta yang hadir
mencapai 262 peserta. Peserta berasal dari seluruh lapisan kalangan, yaitu dari
Perbankan (melalui Forum Komunikasi Kearsipan Perbankan/FKKP), Kementerian,
BUMN, Unit Kearsipan Daerah, KPK, Sekretariat Presiden RI, BNN, Perpustakaan
Nasional, Akademisi, Perbarindo, Perbanas, Asosiasi Arsip Indonesia, dlsb. serta
Satuan Kerja Bank Indonesia Kantor Pusat dan perwakilan Kantor Perwakilan Bank
Indonesia Bandung, Yogyakarta dan Batam.
Di akhir acara, moderator menyampaikan resume pokok-pokok hasil seminar nasional
kearsipan antara lain, bahwa Dokumen Elektronik (DE) adalah alat bukti yang sah di
pengadilan, walaupun keberadaan dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah
pada praktiknya belum berjalan dengan baik. Dalam hal ini masih terdapat perbedaan
pemahaman terutama dalam proses pembuktian di persidangan.
Dokumen Elektronik harus otentik, dimana proses penciptaan DE sesuai dengan UU No.
11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE), PP. No. 82 Tahun
2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elekronik (PSTE) dan Peraturan
Kepala ANRI No. 15 tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat
Elekronik di Pencipta Arsip.
Lembaga/instansi dituntut melakukan pengelolaan arsip/dokumennya secara
profesional dan menerapkan serta mendukung pelaksanaan prinsip-prinsip Good
Corporate Governance (GCG). Untuk itu diperlukan SDM yang handal dan kompeten.
Untuk memenuhi kebutuhan SDM di bidang kearsipan ini, dimintakan kepada lembagalembaga pendidikan untuk menyiapkan lulusan-lulusan terbaik dan siap pakai, dengan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder, antara lain: praktik dan teori
Kearsipan (standar Nasional dan Internasional), Teknologi Informasi (records
management application), Hukum dan Risk Management.
Jakarta, 8 Desember 2015
UNIT KEARSIPAN BANK INDONESIA
DEPARTEMEN LOGISTIK DAN PENGAMANAN
BANK INDONESIA