on May 4, 2016
Pada 7 Januari 2015, Direktur Finance Maybank Ibu Thila Nadason menyempatkan waktu untuk berkunjung ke Records Centre Maybank di daerah Cikupa, Tangerang dengan didampingi oleh Records Management & Document Control Head Corporate Secretary Maybank Bpk. Widhi Handoyo dan Premises Head PPVR Maybank Bpk. Fransiskus Bunjamin.
Kunjungan ini merupakan kunjungan pertama beliau setelah relokasi Records Centre Maybank yang sebelumnya berada di Kosambi, Tangerang. Beliau pun sangat mendukung pengembangan dan penyempurnaan sistem pengelolaan dan pengamanan dokumen di Records Centre Maybank. Tidak semua bank memiliki Records Centre sendiri dan memilih untuk mengalihdayakan pengelolaan dokumennya kepada pihak ketiga, padahal efisiensi yang dihasilkan dari swakelola dokumen perusahaan ini sangat besar.
Sebagai perbandingan, biaya penyimpanan dokumen per box selama setahun di salah satu perusahaan penyedia jasa penyimpanan dokumen perusahaan adalah Rp.33.000 per box pertahun. Sedangkan jumlah box yang saat ini ditampung di Record Centre Cikupa,Tangerang adalah sebanyak 47.122 box,sehingga total biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan dokumen perusahaan tersebut apabila dialihdayakan ke pihak ketiga mencapai Rp1.56 miliar per tahun.Tidak mengherankan apabila salah satu bank pemerintah membangun Records Centre yang berdaya tampung hingga 292.000 box di atas lahan seluas 50.000 m2.
Namun apa sebenarnya Records Centre itu ?
Apa yang Dimaksud Records Centre?
Records Centre adalah sebuah bangunan atau bagian dari bangunan yang dirancang sebagai pusat pengelolaan dokumen yang didalamnya terdapat kegiatan penyimpanan, pemeliharaan, dan peminjaman sampai dengan dokumen tersebut habis jangka waktu simpannya dan dimusnahkan.
Dokumen tersebut artinya mencakup semua bahan informasi yang dihasilkan dalam proses kegiatan atau pekerjaan, baik dalam bentuk kertas maupun format lain (seperti audio, video, foto, dan dokumen elektronik lainnya).
Pada umumnya Records Centre hanya menyimpan dokumen-dokumen yang sudah in-aktif yaitu dokumen-dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah relatif menurun dan jarang digunakan, namun masih tetap harus disimpan, ditata, dan dipelihara dengan baik. Hal ini dilakukan karena informasi dari dokumen in-aktif memiliki nilai guna yang sangat penting sebagai corporate memory dan bukti pertanggungjawaban (accountability) perusahaan, disamping Undang-Undang juga mengharuskan untuk disimpan dalam jangka waktu tertentu. Bukan hanya dokumen in-aktif, Records Centre juga dapat menyimpan dokumen yang masih aktif dan semi aktif tergantung kepada kondisi dan kebutuhan dari perusahaan. Mengingat mahalnya lokasi simpan di tempat kerja, Records Centre menjadi pilihan untuk menyimpan dokumen, walaupun dokumennya masih sering digunakan.
Mengapa Maybank Mengelola Records Centre?
Dengan makin kompleks dan tingginya intensitas kegiatan operasional Bank yang dilakukan oleh unit-unit kerja di Maybank, jumlah dokumen terus bertambah dan memerlukan ruangan yang memadai untuk menyimpannya. Namun dengan adanya siklus hidup dokumen, frekuensi penggunaan, dan masa manfaatnya yang berkurang, akhirnya dokumen-dokumen tersebut menjadi dokumen in-aktif. Dokumen-dokumen perusahaan yang jarang digunakan (in-aktif) masih harus disimpan, ditata, dan dipelihara dengan baik sampai berakhirnya masa retensi dokumen (berbeda-beda tergantung dari jenis dokumen). Perusahaan juga memiliki dokumen yang tidak boleh dimusnahkan karena sebagai corporate memory document yang disimpan sepanjang perusahaan tersebut masih ada, misalnya dokumen pendirian perusahaan, izin-izin, lisensi, kebijakan strategis perusahaan, dan lain-lain.
Records Centre Maybank Dari Waktu ke Waktu
Ketika BII masih bernaung dalam Sinar Mas Group dokumen in-aktif disimpan di Muara Baru, Jakarta Utara dengan pengelolaan yang sangat memprihatinkan. Berlokasi di pemukiman kumuh padat penduduk yang rentan kebakaran dan berada tepat di pinggir laut yang jika air laut pasang gedung akan terkena banjir. Setelah BII menjadi Bank Dalam Pengelolaan oleh BPPN, maka pada bulan November 2002 lokasi penyimpanan dokumen ini dipindahkan ke tempat yang lebih representatif dan sesuai dengan kaidah tata kelola dokumen yaitu di Komplek Pergudangan Sentra Kosambi.
RECORDS CENTRE MUARA BARU ( sebelum tahun 2002)
Dokumen berserakan dan tidak teridentikasi
RECORDS CENTRE KOSAMBI ( 2002 – 2012 )
Dengan direlokasinya Records Centre dari Muara Baru ke Sentra Kosambi, Tangerang maka dilakukan langkah awal pembenahan mekanisme penyimpanan dokumen di Maybank yaitu: Penyusunan Jadwal Retensi Dokumen (JRD) Maybank yang merupakan dasar tata kelola penyimpanan dokumen.
- Standarisasi penggunaan box simpan.
- Peningkatan sumber daya manusia yang menangani dokumen dengan memberikan training dan pendidikan dasar kearsipan.
- Pemetaan dan pengklasifikasiandokumen perbankan.
Dengan luas bangunan 1.440m2 dan kapasitas simpan sebanyak 55.000 box dokumen standar, RC Kosambi dapat meningkatkan layanan penyimpanan kepada unit-unit kerja Kantor Pusat dan Kantor Cabang di wilayah Jabodetabek. Namun persoalan timbul ketika biaya sewa yang ditawarkan pemilik gedung makin mahal sementara kondisi gedung sudah semakin tua dan mulai mengalami banyak kerusakan serta luas ruang simpan juga terbatas.
Dengan kondisi demikian, maka Direksi memutuskan untuk memiliki Records Centre yang dikelola oleh Maybank sendiri dengan membeli tanah dan bangunan di wilayah Cikupa, Tangerang Banten dengan luas lahan/bangunan 6.390m2/1.834m2 yang kemudian direnovasi pada tahun 2012
Records Centre Maybank dikelola oleh Unit Kerja Policy, Procedure & Document Control, Direktorat Legal, Compliance & Corporate Secretary. Layanan pengelolaan dokumen di Records Centre meliputi penyimpanan, peminjaman, pemeliharaan, dan pemusnahan dokumen.
Saat ini Records Centre Cikupa melayani penyimpanan dokumen untuk unit-unit kerja Kantor Pusat dan Kantor Cabang di Regional Jakarta. Unit Kerja KPNO terdiri dari 49 unit kerja dengan jumlah box dokumen yang disimpan sejumlah 23.921 box. Jumlah terbesar penyimpanan adalah Unit Kerja Accounting & Reporting sejumlah 8.141 box.
Sedangkan sejumlah Kantor Cabang Regional Jakarta yang terdiri dari 80 Kantor cabang dan Cabang Pembantu, menyimpan 23,201 box dokumen dan jumlah terbesar berasal dari KCU Thamrin yaitu 4,688 box dokumen. Dengan demikian total box dokumen yang disimpan di RC Cikupa per 31 Desember 2015 mencapai 47,122 box.