10 Prinsip Akses ke Arsip dan Kode Etik Arsiparis Dewan Internasional Arsip (ICA)

Melanjutkan artikel sebelumnya dan mengakhiri Pekan Arsip Internasional 6-12 Juni 2026, kita muat tulisan singkat tentang prinsip-prinsip akses dan kode etik arsiparis internasional.

Prinsip-prinsip Akses ke Arsip, ICA 2012, terdiri dari 10 Prinsip dengan penjelasan masing-masing dan komentar yang bersama-sama membentuk pernyataan praktik profesional. Prinsip-prinsip ini disertai dengan glosarium singkat (lihat file lengkap ICA).

Arsip disimpan untuk digunakan oleh generasi sekarang dan mendatang. Layanan akses menghubungkan arsip dengan publik; menyediakan informasi bagi pengguna tentang institusi dan khazanahnya; layanan ini memengaruhi apakah publik akan mempercayai arsiparis dan layanan yang diberikan.

Ketika pembatasan tidak dapat dihindari, mereka harus jelas dan terbatas dalam cakupan serta durasi. Arsiparis mendorong pihak yang bertanggung jawab merumuskan mandat yang jelas dan aturan yang konsisten untuk akses, tetapi jika tidak ada pedoman yang tegas, arsiparis memberikan akses yang tepat dengan mempertimbangkan etika profesional, keadilan, dan ketentuan hukum.

Arsiparis memastikan pembatasan diterapkan secara adil dan wajar, mencegah akses illegal arsip yang dibatasi, dan memfasiltasi pemanfaatan arsip seluas-luasnya dengan memantau pembatasan serta segera memusnahkan yang sudah tidak diperlukan. Arsiparis mengikuti Prinsip Akses ke Arsip dalam merumuskan dan melaksanakan kebijakan akses.

Tujuan Prinsip Akses ke Arsip memberi arsiparis dasar internasional yang sah untuk mengukur kebijakan dan praktik akses yang ada, serta kerangka kerja yang bisa digunakan saat mengembangkan aturan akses baru atau mengubah yang sudah ada.

Prinsip-prinsip ini mengakui di beberapa negara terdapat beberapa UU yang mengatur aturan akses yang tidak konsisten satu sama lain. Hal ini berlaku baik untuk UU yang mengatur arsip di bawah pengawasan pemerintah maupun UU yang mengatur arsip di badan non-pemerintah atau swasta. Para arsiparis secara aktif mendorong pemerintah, parlemen, dan pengadilan untuk menyelaraskan UU akses.

Prinsip-prinsip ini berlaku untuk arsip pemerintah maupun non-pemerintah. Arsip publik dan swasta dapat menerapkan Prinsip-prinsip ini dengan cara yang berbeda.

10 Prinsip Akses ke Asrip

1. Publik memiliki hak untuk mengakses arsip badan publik. Baik entitas publik maupun swasta sebaiknya membuka arsip mereka seluas mungkin.

2. Institusi penyimpan arsip menginformasikan keberadaan arsip tersebut, termasuk keberadaan materi yang tertutup, dan mengungkap keberadaan pembatasan yang memengaruhi akses ke arsip.

3. Institusi penyimpan arsip mengambil pendekatan proaktif terhadap akses.

4. Institusi penyimpan arsip memastikan bahwa pembatasan akses jelas dan memiliki durasi yang ditentukan, berdasarkan UU yang relevan, mengakui hak privasi, dan menghormati hak pemilik materi pribadi.

5. Arsip dapat diakses dengan cara yang setara dan adil.

6. Institusi penyimpan arsip memastikan bahwa korban kejahatan serius menurut hukum internasional memiliki akses ke arsip yang menyediakan bukti yang dibutuhkan untuk menegakkan hak asasi mereka dan mendokumentasikan pelanggaran terhadap hak tersebut, bahkan jika arsip tersebut ditutup untuk umum.

7. Pengguna memiliki hak untuk mengajukan banding jika akses mereka ditolak.

8. Institusi penyimpan arsip memastikan bahwa kendala operasional tidak menghalangi akses ke arsip.

9. Para arsiparis memiliki akses ke semua arsip yang tertutup dan melakukan pekerjaan arsip yang diperlukan pada arsip tersebut.

10. Arsiparis ikut serta dalam proses pengambilan keputusan terkait akses.

Sedangkan 10 Kode Etik Arsiparis diadopsi oleh Majelis Umum ICA dalam Sesi XIII di Beijing, 6 September 1996. Kode etik ini menetapkan standar perilaku yang tinggi bagi seluruh arsiparis sebagai tanggung jawab profesional dan menginspirasi kepercayaan publik.

Institusi pengelola dan penyimpan arsip didorong untuk mengadopsi kebijakan dan praktik yang memfasilitasi implementasi kode etik ini sebagai panduan kerja profesional melalui pendidikan, pelatihan, sosialisasi atau metode lain. Jika dinilai tepat dapat menerapkan sanksi.

10 KODE ETIK ARSIPARIS

1. Arsiparis harus melindungi integritas materi arsip dan dengan demikian menjamin bahwa arsip terus menjadi bukti yang dapat diandalkan dari masa lalu.

2. Arsiparis harus menilai, memilih dan memelihara materi arsip dalam konteks sejarah, hukum dan administrasi, sehingga mempertahankan prinsip asal-usul, melestarikan dan membuat jelas hubungan asli arsip tersebut.

3. Arsiparis harus melindungi keaslian arsip selama pemrosesan, pelestarian dan penggunaan arsip.

4. Arsiparis harus memastikan aksesibilitas dan kejelasan (intelligibility) materi arsip yang berkelanjutan.

5. Arsiparis harus mengelola arsip dan dapat membenarkan tindakan mereka pada materi arsip.

6. Arsiparis harus mempromosikan akses seluas mungkin ke materi arsip dan memberikan layanan yang tidak memihak kepada semua pengguna.

7. Arsiparis harus menghormati akses dan privasi, dan bertindak dalam batas-batas UU yang relevan.

8. Arsiparis harus menggunakan kepercayaan khusus yang diberikan kepada mereka untuk kepentingan umum dan menghindari menggunakan posisi mereka untuk menguntungkan diri mereka sendiri atau orang lain secara tidak adil.

9. Arsiparis harus mengejar keunggulan profesional secara sistematis dan terus memperbarui pengetahuan kearsipan mereka, dan berbagi hasil penelitian dan pengalaman mereka.

10. Arsiparis harus mempromosikan pelestarian dan penggunaan warisan dokumenter dunia, melalui kerja sama dengan anggota mereka sendiri dan profesi lainnya.

Arsip merekam keputusan, tindakan, dan memori. Arsip merupakan warisan yang unik lintas generasi dan tidak tergantikan. Arsip dikelola sejak penciptaan untuk melestarikan nilai guna dan pemanfatannya. Arsip merupakan sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan. Arsip memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan cara merawat dan membantu memori individu dan kolektif. Keterbukaan akses arsip memperkaya pengetahuan kita mengenai masyarakat, mendorong demokrasi, melindungi hak warga negara, dan meningkatkan kualitas hidup (Deklarasi Universal Arsip, ICA, 2010).

Untuk mendukung kualitas keunikan dan keragaman arsip, mari terus meningkatkan profesionalisme, bekerja sama, dan berinovasi. Sesuai tagline fkkp, “sinergi untuk solusi.”

Oleh : Firman Haris, Arsiparis Perbankan